Ensambles y Adornos México, S.A. de C.V.



Introducción

Con el fin de dar cumplimiento a lo estipulado en las leyes 1266 de 2008,1581 de 2012, Decreto 886 de 2014, Decreto 1377 de 2015 y la Circular SIC 002 de 2015 que a la fecha de emisión de esta política reglamentan los aspectos relacionados con el Tratamiento de Datos Personales, y considerando el cumplimiento que ha de darse a las nuevas directrices a que haya lugar en el futuro de parte de las autoridades competentes (actualmente le corresponde a la Super Intendencia de Industria y Comercio SIC), Ensambles y Adornos S.A.S. Adopta la presente "Políticas de Protección de Datos Personales" como manifestación de nuestro compromiso para Garantizar los derechos de la privacidad e intimidad que tienen las personas que se relacionan con nuestras actividades comerciales, laborales, culturales y civiles.

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Definiciones

Para homogenizar el significado que ha de darse a las diferentes entidades que hacen parte de esta política y de las normas citadas como tal, se extraen de la misma ley las siguientes definiciones:



  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

  • Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

  • Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles a aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

  • Transferencia La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

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Ámbito de aplicación

La presente política es aprobada por el Representante Legal de Ensambles y Adornos S.A.S. y por tener implicaciones de carácter legal, es de obligatorio cumplimiento de manera inmediata y permanentemente por todas las áreas, dependencias y sedes que conforman la empresa a nivel nacional e internacional y que en sus procesos involucren para su funcionamiento el tratamiento de datos de carácter personal. También se manifiesta que la presente norma, hace parte integral de la "Política General de Seguridad Informática" de la compañía, en donde se reglamentan los componentes técnicos, tecnológicos y procedimentales que servirán como medio para dar cumplimiento a los requerimientos de la presente norma. La presente política ha de aplicarse a cualquier registro, documento o base de datos que se encuentre en forma física o electrónica y que contenga datos de carácter personal, privado, sensible o que corresponda a datos de menores de edad.

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Marco de la política

Los siguientes son los principios que la ley ordena se ha de enmarcar la presente política:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

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Roles y responsabilidades

Responsable del Tratamiento: Es el Representante Legal de Ensambles y Adornos S.A.S. y sus responsabilidades son:

  • Hacer cumplir la Ley de Protección de Datos Personales en toda la compañía.


  • Definir la Política, Mantenerla actualizada y garantizar el acceso a la misma por parte de todos los titulares.

  • Gestionar ante la compañía todos los recursos y medios que sean necesarios para el cumplimiento de la presente política.

  • Garantizar el cumplimiento por parte de todos los funcionarios que hacen parte de la compañía de los derechos que asisten a todos los titulares en la "Protección de Datos Personales" durante la vigencia de sus datos en nuestras bases de datos.

  • Dar respuesta a las solicitudes, observaciones o reclamos que puedan tener los titulares considerando los vencimientos de términos señalados por la ley 1581, así como aquellas solicitudes emanadas de la Super Intendencia de Industria y Comercio o de las autoridades competentes.

  • Definir el cronograma y hacer cumplir el mismo para el entrenamiento y/o mantenimiento de competencia en el cumplimiento de la política.

  • Solicitarle al titular autorización para recolectar su información e Informarle el uso que se dará a los datos de su propiedad dentro de la compañía.

  • Actualizar y mantener los registros en consistencia con los registros físicos los cuales deben corresponder a información suministrada por el propio Titular, haciendo uso del formato “Actualización de Información de Persona Natural”.

  • Gestionar autorización expresa del Titular cuando se pretenda dar un tratamiento de sus datos diferente al inicialmente aprobado.

  • Verificar la competencia de las autoridades que soliciten la revelación de cualquier pieza de información de cualquier titular; en caso de proceder a la divulgación deberá registrar el evento en las novedades del registro del titular en la base de datos acompañado de los oficios o comunicaciones judiciales que hacen la petición.

  • Crear, mantener y custodiar bajo llave las bases de datos físicas inherentes a su área asegurando que dichas bases de datos sólo serán accedidas por quienes designe el "Responsable del Tratamiento" o por la autoridad competente.

  • Reportar al Titular y al Responsable del Tratamiento, cualquier novedad que se presente con el tratamiento de sus datos de forma escrita.

  • Notificar a la Superintendencia de Industria y Comercio las novedades inherentes a los eventos de violaciones de los derechos del Titular en el tratamiento de sus datos.

  • Mantener actualizado el registro de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Super Intendencia de Industria y Comercio.

  • Dejar evidencia de toda comunicación que se realice con los titulares en materia de "Protección de Datos"

  • Alimentar en la base de datos el indicador "Reclamo en Trámite" para aquellos titulares que se encuentren gestionando dichos reclamos con la Super Intendencia de Industria y Comercio.

Encargado del Tratamiento: Es aquella persona o entidad que hace tratamiento de los datos personales en nombre del responsable, para esto se define un contrato el cual señala los alcances del tratamiento, las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y las obligaciones del Encargado para con el Titular y el Responsable. Mediante dicho contrato el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del Responsable bajo la política de tratamiento de la información fijada por este y a realizar el tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables. Además de las obligaciones que impongan las normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:

  • Dar tratamiento, a nombre del Responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.

  • Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.

  • Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales

Titular: Es cada una de las personas naturales que sustentan una relación con la empresa, ya bien sea comercial, laboral, cultural, civil y tiene como responsabilidades:

  • Acatar los procesos, procedimientos, políticas y conductos regulares establecidos por Ensambles y Adornos S.A.S. para hacer uso de sus derechos.

  • Enterar oportunamente al Responsable del Tratamiento sobre las correcciones que a su consideración se deban efectuar sobre sus datos o las peticiones de supresión de datos.

  • Autorizar al Responsable del Tratamiento el uso de sus datos que hagan posible las relaciones comerciales, laborales, culturales y civiles de su interés.


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Políticas para el tratamiento de datos

Nuestras bases de datos están clasificadas en bases de datos electrónicas y bases de datos físicas.

Los Titulares están clasificados como clientes, proveedores (incluye asesores y prestadores de servicios), empleados y familia de empleados.

Los datos serán recolectados por los funcionarios del área de Gestión Humana, Mercadeo y ventas, haciendo uso del sistema ERP de la compañía, o en su defecto, utilizando el formato de "Registro de Cliente", "Registro de Proveedor" o "Formato Hoja de Vida" cuando se trate de un aspirante a un cargo de la compañía.

El tratamiento que se dará a los datos en todas las bases de datos que reposen en cualquiera de nuestras sedes, será para la estricta relación comercial, laboral, cultural y de marketing de los productos y servicios que ofrece la empresa. La divulgación de datos personales está prohibida, salvo autorización expresa del titular o mediante orden judicial de autoridad competente.

Las autoridades competentes que requieran información protegida por la Ley de Protección de Datos, deberán presentar la solicitud mediante comunicación oficial, escrita y verificable en donde se manifieste explícitamente la requisición de revelación, para dar inicio al proceso pertinente.

Se prohíbe el envío de publicidad a todos a aquellos titulares que no hayan manifestado su voluntad de recibirla. Toda comunicación concerniente al tema de "Tratamiento de Datos Personales" que se efectúe con cualquier titular en nuestras bases de datos, debe quedar registro evidente.

Las bases de datos físicas serán custodiadas bajo llave fuera del alcance de personas no autorizadas para su acceso.

La empresa dispondrá del registro central de bases de datos custodiado por el Departamento de Informática y sistemas en donde se relacionan las bases de datos que hacen parte de nuestros sistemas de información; por lo tanto, es obligación de todos los jefes de área reportar las bases de datos que utilicen para su gestión.

Las bases de datos contempladas en el registro central de bases de datos son las únicas habilitadas para el desarrollo de la actividad comercial; por lo tanto, los jefes de área deben abstenerse de copiar o duplicar cualquier segmento de estas o de utilizar bases de datos diferentes con el mismo propósito.

Los mecanismos, procesos y procedimientos electrónicos para salvaguardar la información y dar cumplimiento con las disposiciones de la presente política están reglamentada por la "Política General de Seguridad Informática de Ensambles y Adornos S.A.S.".

La base de datos electrónica de clientes, proveedores y empleados y familiares de los empleados, se encuentra centralizada en la ciudad de Medellín Oficina principal y se confecciona haciendo uso de la herramienta ERP; está prohibida la elaboración y conservación de copias o réplicas de bases de datos electrónicas diferentes a la principal en cualquier sede nacional.

La conservación de los registros físicos y electrónicos tendrán la vigencia que para cada uno de ellos estipule la ley o por decisión del "Responsable del Tratamiento" (considerando la armonía con la legislación) para los casos en que los registros pasen a hacer parte de base de datos inactivas.

Los casos en que se tome la decisión de clasificar un registro como "Inactivo" deben ser informados a la Super Intendencia de Sociedades conforme a lo que indique la ley en los plazos estipulados para tal fin, como también se debe notificar al Titular de la novedad haciendo uso de los mecanismos de contacto que reposen en el registro dejando evidencia del evento. Todo formato que capture información personal, debe poseer en algún lugar fácilmente visible para el titular del dato la siguiente manifestación de la política de protección de datos.

Ensambles y Adornos S.A.S. es respetuoso con el uso y protección de sus datos personales y dando cumplimiento al Decreto 1377 de 2013 y a la ley 1581 de 2012 le informamos que en caso de que usted autorice y decida proporcionar sus datos personales, estos sólo serán utilizados para las relaciones comerciales, laborales, culturales y de marketing de los productos y servicios que ofrece la empresa; para consultar nuestra “Política de Protección de Datos” favor dirigirse a www.ensamblesyadornos.com.co; Las sugerencias y peticiones referentes al tratamiento de datos personales los puede enviar al correo electrónico protecciondedatospersonaleseya@gruporhz.com o se puede dirigir a la Calle 80 65 – 81 en la ciudad de Medellín de Lunes a Viernes (08:00 am a 12:00M y de 02:00pm a 05:00pm) o comunicarse con nuestro oficial de protección de datos a la línea de atención 448 50 68 ext.: 1006;en la ciudad de Medellín-Colombia.

Tratamiento que se dará a los datos personales de nuestros Clientes:

- Para cumplir las obligaciones contraídas por ENSAMBLES Y ADORNOS S.A.S con sus Clientes al momento de adquirir nuestros productos.

- Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por ENSAMBLES Y ADORNOS S.A.S

- Enviar información sobre ofertas relacionadas con los productos y servicios que ofrece ENSAMBLES Y ADORNOS S.A.S, así como participar a nuestros clientes de los eventos de mercadeo, culturales y ferias sobre nuestros productos y servicios.

- Envío de información relevante a la toma de pedidos, evaluación de la calidad del servicio y encuestas de satisfacción.

- Para la gestión de cartera, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas.

- Para la gestión de registros contables, tributarios y aquellos demandados por las entidades gubernamentales y de control

Tratamiento que se dará a los Datos de Proveedores:

- Para la gestión de cartera, la consulta de información financiera e historia de la relación comercial.

- Para la gestión de registros contables, tributarios y aquellos demandados por las entidades gubernamentales y de control.

- Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones

- Para la gestión de Pagos

- Para la gestión de reclamos y devoluciones.



Tratamiento de Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano

Ensambles y Adornos S.A.S. recolecta datos de empleados, contratistas, y aspirantes a ocupar un cargo, en tres fases a saber: Selección, Contratación y Retiro.

Tratamiento en Fase de Selección: Toda persona que aspire participar en un proceso de selección para ocupar un cargo, deberá acatar, aceptar y autorizar el uso de sus datos para los fines del proceso, para lo cual se le proporcionará copia de la presente política con el fin de dejar constancia verificable de su comprensión; el aspirante diligenciará el formulario de “Datos Personales Aspirantes Nuevos” como manifiesto de conformidad con el cumplimiento de la Norma, en donde deben dejar manifestada su voluntad de que sus datos sean destruidos por parte del “Responsable del Tratamiento”, en caso de no tener la intención de reclamar sus datos. El responsable del proceso deberá crear un expediente para cada aspirante.

Los expedientes creados durante el proceso de selección, deben ser devueltos en su totalidad a sus Titulares cuando estos no hayan superado el proceso o hayan desistido del mismo; en el caso en que el Titular haya manifestado su voluntad de que sus datos sean destruidos en caso de no superar el proceso, el oficial de protección de datos del Tratamiento procederá a la destrucción total del expediente (datos personales, resultado de las pruebas sicotécnicas, exámenes y entrevistas).

Los procesos de selección realizados a través de terceros, deben cumplir con la presente política, el responsable del proceso debe garantizar su cumplimiento, por lo que es obligatorio reglamentar esta condición en el contrato de prestación de servicio celebrado con el proveedor.

Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado, serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.

Tratamiento de datos en fase de contratación o Reintegro: Los datos de las personas contratadas, así como el de su grupo familiar que por ley pueda ser anexada, serán conservados físicamente en el expediente (carpeta) del empleado cuyo acceso está restringido al área de Recursos Humanos, el Titular o las autoridades competentes; de esta fuente de información serán extractados los datos necesarios para registrar al empleado en el sistema de nómina corporativo y ante las diferentes entidades que hacen parte del Sistema de Seguridad Social.

Tratamiento de datos en fase de retiro: Los expedientes (carpeta) de los empleados que terminan relación laboral con la empresa, serán guardados en el archivo físico y su registro en el sistema corporativo de nómina deberá ser inactivado. En el momento de la terminación contractual, el Titular debe dejar manifestada su voluntad de autorizar el uso de sus datos en asuntos diferentes a la relación laboral, los cuales deben ser consecuentes con el objeto social de la empresa.

Tratamiento que se dará a los datos personales de nuestros empleados:

- Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de ENSAMBLES Y ADORNOS S.A.S, tales como el pago de nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional y todas las que demanden las entidades gubernamentales y de control.

- Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable

- Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, servicios médicos, capacitación, recreación

- Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.

- Gestionar el desarrollo del empleado al interior de la compañía mediante la administración del talento humano y la gerencia de las competencias para la promoción interna.

- Realizar actividades culturales, campañas de salud, para empleados y sus beneficiarios.

- Registrar al empleado y sus beneficiarios ante las cajas de compensación y demás entidades que proporcionan derechos al grupo familiar.

- Realizar encuestas que apoyen el buen desarrollo del clima laboral, el sostenimiento de competencias de los empleados, las evaluaciones de desempeño y la productividad de nuestra fuerza productiva.

- Procesar y proporcionar información a las diferentes entidades gubernamentales, de control y al Sistema General de Seguridad Social.

- Efectuar comunicaciones inherentes a la relación laboral con el empleado.

Todos los funcionarios que tengan acceso o que de alguna forma, por naturaleza de sus funciones, llegase a tener conocimiento de información sujeta a la protección de datos, deberá tener el compromiso bajo cláusula en el contrato de trabajo, o en el contrato de la labor contratada, en caso de tratarse de proveedor contratista, una cláusula de compromiso a la no divulgación de dicha información y a darle el uso exclusivamente indicado por el “Responsable del Tratamiento” para el desarrollo de sus funciones, acarreando todas las consecuencias legales a que haya lugar en caso de violación de la presente política.

Tratamiento de los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, deben cumplir con los siguientes parámetros:

- Responder y respetar el interés superior de los menores

- Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.

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Canales de atención

Las solicitudes referentes a la Protección de Datos Personales de parte de los Titulares serán atendidas por parte del Oficial de Protección de Datos a través de los siguientes canales:

- Atención Personal: Calle 80 65 – 81 en la ciudad de Medellín de Lunes a Viernes (08:00 am a 12:00M y de 02:00pm a 05:00pm).

- Atención Telefónica: (054) 448 50 68 ext. 1006 en la ciudad de Medellín.

- Correo Electrónico: protecciondedatospersonaleseya@gruporhz.com

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Procesos. Divulgación de la política

La capacitación de formación tiene por objeto dar a conocer y dejar claro la forma como los Encargados del Tratamiento deben dar cumplimiento a la presente política.

La capacitación de mantenimiento de competencia, tiene por objeto actualizar a los Encargados del Tratamiento sobre los cambios en la legislación y por ende de la política; también se cumple con el objetivo de recordar, o afianzar conceptos y el conocimiento de la misma.

La capacitación de formación se dará a la publicación de la presente Norma, al inicio de las funciones de un empleado como “Responsable del Tratamiento” o tan pronto la regulación incluya cambios en la presente política.

La capacitación de sostenimiento de competencia, debe ser programada por lo menos una vez al año para todos los “Encargados del Tratamiento” como el “Responsable del Tratamiento”.

Se debe dejar registro de cada evento de capacitación o formación realizado para los empleados de la compañía. Con el fin de facilitar su actualización, la presente política sólo estará disponible al público en general en la página web de la compañía: www.ensamblesyadornos.com.co, por lo tanto, todas las comunicaciones corporativas y los diferentes medios(Correos electrónicos, Formatos de registro de Titular cliente, empleado, proveedor y familiar de empleado, membretes y facturas), harán referencia a esta dirección para la divulgación de la política.

Conforme a la disposición anterior, se debe proporcionar copia de la presente política a todos los funcionarios y/o contratistas de la compañía dejando evidencia de su lectura y conocimiento, la cual deberá reposar en el expediente laboral en la oficina de Recursos Humanos.

Con el fin de mantener la vigencia permanente y la competencia de cada Encargado de Tratamiento, se planeará por lo menos una vez al año, capacitación de formación y/o actualización sobre el manejo de la presente política y la legislación vigente que la enmarcan; es obligatoria la asistencia del Responsable del Tratamiento, como los Encargados del tratamiento; se debe dejar registro de los temas tratados, la fecha del evento y los asistentes.

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Registro central de bases de datos

Se refiere al archivo maestro que reposa en el Departamento de Informática y en el cual se relaciona cada una de las bases de datos que contienen datos sujetos a la protección de datos y que hacen parte de los sistemas de información ya bien sea el Sistema de Información ERP, como los sistemas manuales; sobre este archivo y sobre las bases de datos que referencia, rigen las medidas de seguridad contempladas en la “Política de Seguridad Informática” de la compañía y tiene como propósito:

Conservar registró actualizado de todas las bases de datos personales que son de uso frecuente para el desarrollo de la actividad comercial en la compañía el cual contendrá:

- Código de la Base de Datos

- Tipo de dato personal que contiene

- La finalidad y uso que se dará a los datos

- Identificación del área de que hace el tratamiento de la base de datos cuyo Encargado del Tratamiento será el Jefe de Área.

- Sistema de tratamiento empleado (automatizado o manual) en la base de datos.

- Políticas de seguridad que aplican a la base de datos de acuerdo al tipo de dato personal que contiene

- Ubicación de la base de datos en los sistemas de información o archivos físicos.

- Cantidad de Titulares que conforman la base de datos.

- El nivel de responsabilidad que cobija (RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento) a quien custodia la base de datos.

- Autorización de comunicación o cesión de la base de datos, si existe, debe ser emitido por la Super Intendencia de Industria y Comercio.

- Procedencia de los datos.

- Procedimiento aplicado para la obtención del consentimiento (formato de captura, llamada telefónica, correo electrónico, comunicación escrita por iniciativa del Titular).

- Funcionario responsable de custodiar la base de datos.



Consideraciones:

De manera mensual se registrará, los cambios surtidos en las bases de datos personales; en caso de que las bases de datos no hayan sufrido cambios así se dejará constancia por el custodio de la misma.

La ocurrencia e historial de los incidentes de seguridad que se presenten contra alguna de las bases de datos personales, serán documentados en este registro central donde se especificará la fecha en que dicha ocurrencia fue informada a la Super Intendencia de Sociedades.

La cancelación de la base de datos personales será registrada indicando los motivos y las medidas técnicas adoptadas por Ensambles y Adornos para hacer efectiva la cancelación.

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Reclamos

El Titular que considere que la información contenida en una de nuestras bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar solicitud de rectificación la cual será tramitada bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a Ensambles y Adornos al correo electrónico protecciondedatospersonaleseya@gruporhz.com o mediante comunicación escrita dirigida a la Dirección Administrativa, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 2. Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo en el registro central de bases de datos, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

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Petición de actualización y/o rectificación

Ensambles y Adornos S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, para lo cual se tendrá en cuenta:

1. El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico protecciondedatospersonaleseya@gruporhz.com o en medio físico dirigido a la Dirección Administrativa indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.

2. La Empresa podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

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Petición de supresión de datos

El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar la su supresión (eliminación) de sus datos en cualquiera de los siguientes eventos:

1. Cuando a su juicio considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.

3. Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Ensambles y Adornos. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia la empresa no podrá conceder la petición cuando:

1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público.

4. Para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular

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Derechos de los titulares

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos consignados en las bases de datos personales de Ensambles y Adornos S.A.S en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Ensambles y Adornos S.A.S. para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.

3. Ser informado por Ensambles y Adornos S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante Ensambles y Adornos S.A.S.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

- El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Ensambles y Adornos S.A.S.

- Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

- El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

- Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.



LUZ ELENA ZAPATA CANO
Representante Legal

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